Bientôt, le bon vieil agenda papier se trouvera relégué au rang de pièce de musée.

Aujourd’hui, est-ce qu’une entreprise pourrait se passer d’un agenda partagé ?

Et si c’était possible ?

Si une entreprise pouvait se passer d’un agenda partagé, alors comment cette entreprise pourrait-elle gérer à la fois, les agendas des collègues, les réunions avec les clients, les rencontres avec des prestataires ou la programmation de déplacements ?

Et aujourd’hui, est-ce qu’un collaborateur pourrait se passer d’un  agenda partagé ?

Et si c’était possible ? Comment ferait-il pour retrouver tous ses rendez-vous s’il égare son agenda papier ? Alors que ceux-ci pourraient être consignés dans un agenda partagé en ligne.

A l’ère du tout numérique, l’agenda partagé est devenu selon moi un outil indispensable de l’arsenal d’entreprise.

J’irai même plus loin en déclarant que l’’agenda partagé est un outil de management vital pour l’entreprise ! Il permet à la fois de gérer votre agenda et celui de vos clients ; et également de décloisonner les équipes et d’organiser des réunions de manière optimale.

Et à vrai dire, je ne connais pas encore d’entreprises (hormis les TPE et petites PME) qui ne possèdent pas un agenda partagé.

Au niveau pratique, les informations présentes dans l’agenda partagé peuvent être catégorisées :

– En fonction de la disponibilité de chacun : libre, occupé, absent

– En fonction des caractéristiques de l’événement : la date, la durée, l’importance ou la répétition

– En fonction de la nature de l’événement : professionnel ou privé

Votre planning pouvant être sauvegardé et exporté sous format Excel à des fins d’impressions. Les accès à l’agenda partagé de l’entreprise sont sécurisés par un mot de passe et  les droits d’accès sont totalement gérés selon vos souhaits.

Voici 5 bonnes raisons d’utiliser un agenda partagé en ligne :

1. Christophe, UN COLLABORATEUR perdait du temps à solliciter chaque collaborateur afin de convenir d’une date idéale pour fixer une réunion d’équipe. Désormais avec un agenda partagé, il pourra consulter les agendas de ses collègues pour connaître leurs disponibilités (journalière, hebdomadaire ou mensuelle), leurs périodes d’absences et ainsi pouvoir organiser une réunion au pied levé ou plusieurs jours à l’avance. Ce même collaborateur pourra mieux gérer l’organisation de son équipe.

2. Amandine, UNE SECRETAIRE n’en pouvait plus de noter sur du papier tous les rendez-vous de son patron. D’autant plus qu’il y avait des doublons et des annulations à gérer. Désormais, avec un agenda partagé, elle pourra avoir une vue globale des rendez-vous et réunions de l’équipe, gérer les différents agendas et programmer des réunions pour son responsable avec divers interlocuteurs (clients, collaborateurs ou prestataires). L’agenda partagé permettra d’éviter les doublons et de mieux gérer  les annulations.

3. Yannick, UN ENTREPRENEUR qui travaille 70h/semaine qui avait tendance à oublier qu’il avait une vie de famille pourra organiser ses rendez-vous avec ses clients, ses collaborateurs mais également organiser sa vie personnelle, dans un cadre privé, en partageant un agenda, avec sa famille et ses amis. Ainsi, cet entrepreneur n’oubliera plus les rendez-vous et les activités de ses enfants, ni l’anniversaire de sa femme.

4. Stéphane, UN MANAGER souhaite avoir facilement une vue d’ensemble de l’activité globale de son équipe afin de savoir qui a rendez-vous avec qui, qui est en congé, et qui travail sur quel projet, dans le but de pouvoir mieux optimiser le manque d’effectif et gérer les pics d’activités ; de déterminer quand organiser les réunions d’équipe et avoir la possibilité d’ajouter des notes visibles dans l’agenda pour mentionner les informations importantes.

5. UN LIBERAL, qu’il soit médecin, avocat, agent immobilier ou courtier pourra donner accès à ses clients à un agenda partagé en ligne pour la prise de rendez-vous. C’est plus d’efficacité car moins d’appel et plus de confort pour les clients qui pourront avoir accès à l’agenda partagé depuis n’importe quel PC, Smartphone ou tablette connectée à internet pour prendre rendez-vous. Le client  pourra prendre ou annuler directement un rendez-vous sur l’agenda en ligne et le libéral recevra une notification d’annulation. L’agenda partagé permettra de paramétrer l’envoi d’un SMS/Email de rappel pour que les clients tête en l’air n’oublient pas leur rendez-vous et ainsi vous éviter de perdre de l’argent suite à des rendez-vous perdus.

L’agenda partagé permet de gérer vos rendez-vous 24h sur 24h, de manière interactive sur tout support numérique et permet de gagner un temps considérable en planifiant chaque évènement avec précision.

Agenda papier ou agenda partagé en ligne ? Relique du passé ou outil connecté ?

Je vous laisse choisir, moi, j’ai déjà choisi.