Les PME qui assurent régulièrement la livraison de leurs produits ont besoin de mettre à disposition de leur personnel une ou plusieurs voitures de société. Lorsqu’elles se développent, elles vont constituer progressivement leur propre flotte de véhicules. C’est également le cas des grands groupes et entreprises du secteur tertiaire dont le personnel doit effectuer régulièrement des déplacements professionnels. Cependant, une flotte de véhicule de société nécessite la gestion de plusieurs démarches, dont l’obtention du certificat d’immatriculation et de la carte grise. Heureusement, les démarches administratives sont désormais de plus en plus faciles à suivre, car elles peuvent être réalisées directement sur Internet.

Dans quelles circonstances la mise en place d’une voiture de société s’impose ?

Comme vu précédemment, les entreprises mettent en place leur propre flotte de véhicules soit pour assurer leurs livraisons, soit lorsque leurs collaborateurs doivent effectuer régulièrement des déplacements. Pour le deuxième cas de figure, la mise à disposition d’un véhicule de société n’est pas toujours obligatoire, car certains trajets peuvent être effectués en train ou par avion.

Cependant, lorsque le véhicule de société s’impose, il est important de suivre les démarches administratives pour obtenir une carte grise au nom de sa société. A cet effet, la solution la plus simple consiste à faire toutes les démarches sur Internet. Cependant, certains gérants de PME préfèrent travailler avec des professionnels du domaine, qui prennent en charge les démarches de demande du certificat immatriculation et de la carte grise.

Comment demander le certificat immatriculation ?

Lorsqu’il achète une voiture au nom de sa société, le gérant doit commencer par effectuer une demande du certificat d’immatriculation. Son dossier devra également comporter l’extrait K-bis de sa société et le certificat de cession.

Les démarches sont similaires lorsque le gérant préfère renoncer à sa voiture personnelle et la rajouter dans la flotte de son entreprise. Il devra toutefois rajouter la carte grise personnelle et le certificat de situation administrative. Pour toute demande de carte grise de société, le justificatif du contrôle technique à jour est obligatoire. Le contrôle technique quant à lui doit être réalisé tous les 6 mois si la voiture a plus de 4 ans.

Obtenir une carte grise de société et gérer sa flotte de véhicules

A partir du moment où le gérant fait la demande d’une carte grise pour ses voitures de société, il prendra en charge l’ensemble des coûts liés à cette procédure. Il ne s’agit pas seulement du coût de la carte grise, mais également la souscription d’une assurance, l’entretien de la voiture et les réparations qui s’imposent au fil du temps.

Pour tout véhicule de société, le prix d’achat est réglé depuis le compte bancaire de la société en question. Le gérant ne pourra pas récupérer la TVA et s’engage à payer tous les ans la TVS.

De manière générale, les gérants qui disposent de leur propre flotte de véhicules professionnels sont conseillés de déterminer clairement les conditions d’utilisation avec leurs équipes. Dans l’idéal ces conditions devront être listées par écrit, de préférence sous la forme d’un contrat signé par le gérant et les collaborateurs qui utilisent les voitures de la société.