Avis aux entreprises : savez-vous combien de temps vous êtes autorisés à conserver vos documents sensibles ?
Au sein d’une société ou d’un établissement public, il y a un certain nombre de documents confidentiels. La durée de conservation de ces derniers est déterminée par des textes de lois.
Détruire les informations confidentielles au destructeur de documents est obligatoire, une fois le délai expiré.
Les documents qui ne comportent aucune informations confidentielles peuvent être conservées par les entreprises privées ainsi que les établissements publics aussi longtemps qu’ils le souhaitent.
En revanche, à partir du moment où les documents contiennent des données sensibles, ces-derniers doivent être détruits via un destructeur de documents.
L’État se réserve le droit d’effectuer des contrôles réguliers, les délais étant déterminés par des textes de lois.
La durée de conservation des documents confidentiels est déterminée selon 2 critères :
– La nature à laquelle ils appartiennent
– Les obligations légales qui s’y rapportent
Il est impératif de protéger les informations confidentielles en les détruisant via à un destructeur de documents professionnel, une fois les délais de conservation expirés.
Retrouvez ci-dessous un florilège des délais de conservation des différents documents professionnels :
Documents civils et commerciaux
| Type de documents | Durée de conservation |
| Contrats ou conventions conclues dans le cadre d’une relation commerciale, correspondance commerciale |
5 ans |
| Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers | 30 ans |
| Dossiers d’avocats | 5 ans à partir de la fin du mandat |
| Documents bancaires : talons de chèques, relevés bancaires… | 5 ans |
Pièces comptables
| Type de documents | Durée de conservation |
| Livres et registres comptables : livre journal, grand livre, livre d’inventaire… | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
| Pièces justificatives : bons de commande, de livraison ou de réception, factures clients et fournisseurs… | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
Documents fiscaux
| Type d’impôts | Durée de conservation |
| Impôts sur le revenu et sur les sociétés | 6 ans |
| Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel |
6 ans |
| Impôts sur les sociétés pour l’EIRL, des sociétés à responsabilités limitées (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral) |
6 ans |
| Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public) | 6 ans |
Documents sociaux : sociétés commerciales
| Type de documents | Durée de conservation |
| Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association > le cas échéant, pièce modificative de statuts |
5 ans à partir de la perte de personnalité morale > où radiation du RCS |
| Comptes annuels : bilans, comptes de résultats, annexes… | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
| Traités de fusions et autres actes liés au fonctionnement de la société + les documents de la société absorbée | 5 ans |
| Feuilles de présence et pouvoirs, rapports du gérant ou du conseil d’administration, rapports des commissaires au compte | Les 3 derniers exercices |
Gestion du personnel
| Type de documents | Durée de conservation |
| Bulletins de paies : double papier ou sous forme électronique | 5 ans |
| Documents concernant les contrats de travail, salaires, primes, soldes de tout compte, régimes de retraites.. |
5 ans |
| Documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires | 3 ans |
| Comptabilisation des horaires des salariés,des heures d’astreintes et de leur compensation |
1 an |