Un secrétariat de qualité est d’une importance capitale pour une entreprise. Il est gage de fiabilité, de réactivité et de professionnalisme et joue donc un rôle décisif pour donner une bonne image. Pourtant, engager un ou une secrétaire pour assurer (entre autres) la permanence téléphonique n’est pas toujours un bon choix stratégique en matière de coût. C’est alors que l’option d’un secrétariat externe va pouvoir offrir ses nombreux avantages.

Le secrétariat externe, comment ça marche ?

Le secrétariat externe repose sur un principe simple : on disposera d’une permanence téléphonique afin de répondre aux appels, questions et prises de rendez-vous à la différence que ce service sera effectué par une entreprise externe. On pourra ainsi confier cette tâche soit à un télésecrétaire qui opèrera pour une entreprise référençant plusieurs opérateurs ou en freelance (les télésecrétaires travaillent le plus souvent à domicile), ou alors, on pourra travailler en collaboration avec un centre d’appels qui accueille au sein de ses bureaux plusieurs opérateurs travaillants pour différents clients. Dans les deux cas, l’accueil téléphonique se fait par un prestataire extérieur à l’entreprise mandaté pour cette mission.

Quels sont les avantages ?

Le secrétariat externe présente de nombreux avantages avec en première position les économies réalisées. En effet, les sociétés proposant des prestations d’accueil téléphonique laissent souvent le choix entre plusieurs formules qui seront en adéquation avec les besoins et moyens du client. Par ailleurs, il n’est plus nécessaire d’aménager des locaux (ou même d’avoir des locaux) pour y installer un espace dédié au secrétariat, ce qui représente également une économie financière considérable (un article sur les économies que l’on peut réaliser en entreprise ici). Qui plus est, le fait de pouvoir se passer de l’embauche d’un salarié pour ce poste représente également un gain d’argent puisque l’on se passera des charges inhérentes au versement d’un salaire.

Le secrétariat externe permet également d’obtenir une prestation de qualité. L’accueil téléphonique est fait de façon professionnelle en corrélation avec les consignes qui auront été communiquées par le client. La prise en charge constante des appels ne sera, par ailleurs, que plus appréciable par les différents contacts de l’entreprise.

Les qualifications des secrétaires en centres d’appels leur permettent également de répondre aux différentes questions qui pourraient leur être posées à propos des services du client, ils seront également à même de gérer un agenda ce qui représente un gain de temps considérable. Car c’est aussi l’un des avantages principaux d’un secrétariat externe, plus besoin de prendre constamment ses appels sans quoi il faudra consacrer du temps à écouter ses messages et à recontacter les personnes en attente d’un renseignement. Il est alors possible de se consacrer à 100% à son activité. Enfin, la plupart des centres d’appels de qualité se trouvent désormais en France ce qui rend la collaboration beaucoup plus simple (la délocalisation des centres d’appels est d’ailleurs amenée à disparaître, un article sur le sujet ici).

En somme, le secrétariat externalisé présente de nombreux avantages pour les personnes souhaitant consacrer leur temps au développement de leur activité tout en proposant un accueil téléphonique de qualité à leurs interlocuteurs.