Les sociétés de prestation de services, tout le monde connaît : service à la personne, ménage, webmarketing, recrutement, etc. Peu d’entreprises imaginent d’autres méthodes d’organisation pour la gestion administrative d’envergure.Dans le domaine administratif, une solution idéale existe pourtant : le secrétariat indépendant.

Une secrétaire indépendante est un prestataire de services (et je tiens ici au pluriel de « services »), avec tous les avantages que cela représente pour l’entreprise qui choisit cette collaboration.

Mais savez-vous comment vous y retrouver pour ne pas vous tromper de prestataire ?

Voici des pistes à explorer dès que vous commencerez votre recherche.

Expertise

En premier lieu, une secrétaire indépendante peut avoir un ou plusieurs domaines d’expertise.

Les plus nombreuses se retrouvent dans le secrétariat médical et assurent souvent exclusivement un relais pour les rendez-vous, d’autres sont spécialisées dans le juridique, le commercial ou le marketing.

Il existe également des professionnelles de l’assistanat de direction qui savent gérer plusieurs agendas, projets, gestion des déplacements, de l’événementiel, ont l’habitude d’être le pivot d’une équipe de directeurs, d’entreprises, de personnels, etc.

En fonction de votre besoin, la toute première chose à explorer, c’est tout simplement le C.V. de votre secrétaire indépendante. Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous devrez chercher à travailler avec une personne compétente et dont l’expérience n’est plus à prouver dans le domaine qui vous intéresse.

Ainsi, si une secrétaire indépendantevous dit qu’elle n’a jamais fait d’appel d’offres, inutile de chercher à poursuivre votre collaboration. Faire un appel d’offres s’apprend. Un indépendant doit pouvoir vous apporter l’expérience dont il dispose déjà. On ne s’improvise pas technicien quand on ne l’est pas. Donc, pas de temps à perdre et passez à quelqu’un d’autre.

Expérience

Selon le type de missions que vous avez à confier, libre à vous de choisir une « débutante » ou une « confirmée ».

Dans le cadre de missions d’accueil téléphonique, de dactylo, de saisie de données simples, donner sa chance à une jeune indépendante du secrétariat n’est pas très risqué.Beaucoup de secrétaires fraichement sorties de l’école font le choix du travail indépendant et c’est tout à leur honneur.Toutefois, vous ne pourrez pas leur demander de solutionner des problèmes qu’elles n’ont jamais rencontrés professionnellement.

Si vous cherchez à consolider certains aspects de votre gestion d’entreprise, avec un besoin de conseils sur votre organisation, sachez qu’une personne avec 30 ans de métier sera plus à même de vous aider.Encore une fois, tout dépend de votre besoin et de la confiance que vous serez en mesure de donner.

Compétences

Une secrétaire indépendante vous apportera donc son expérience, plus ou moins longue.

C’est avec le temps que se forgent les compétences et donc, plus votre secrétaire indépendante a d’années d’exercice, plus ses compétences seront variées, souvent appuyées de diplômes, de certifications, de connaissances diverses (langues vivantes, numérique, gestion de projets…).

Les personnes talentueuses n’ont pas d’âge mais on peut quand même souligner qu’à force de pratique, on connaît bien les « trucs et astuces » du métier, et les apprentissages sont nombreux.

De plus, les assistantes de direction indépendantes qui justifient de plusieurs dizaines d’années d’expérience sont souvent des personnes qui ont baigné dans le monde de l’entreprise en tant que salariées, souvent à de haut niveau de direction.

Le chemin vers l’entrepreneuriat n’est donc pas si éloigné et cela garantit aux futurs clients des relations et un travail de qualité.

Tarifs horaires ou forfaits

Vous le savez certainement, un contrat signé avec un prestataire vous reviendra bien moins cher qu’une embauche : pas de charges sociales, pas de contrat de travail, pas de déclaration d’embauche, pas de formation, pas de visite médicale du travail, pas de matériel informatique (ni de licence supplémentaire) à acheter, pas de congés payés, etc.

Liberté de l’indépendance pour un travail tout en douceur avec un client satisfait ! Que demander de plus pour ne pas tomber dans le piège de la facilité ?

C’est simple… Vérifiez les prix que la secrétaire indépendante propose.

L’échelle des prix horaires pour un travail basique de secrétariat est fonction du niveau de compétences du prestataire, comme vu plus haut. C’est tout à fait normal.

En revanche, si vous vous retrouvez face à des personnes qui proposent des prix nettement trop bas (ex. 15 € de l’heure), même si c’est pour de la simple dactylographie, peut-être n’êtes-vous pas en face d’une professionnelle de la gestion administrative.

D’une manière générale, les tarifs les plus courants se situent entre 30 et 40 € de l’heure, et jusqu’à 50 € de l’heure pour des assistantes de direction spécialisées. Si votre budget le permet, et si vos exigences en termes de qualité et de professionnalisme sont élevées, n’hésitez pas. D’autre part, nombreuses sont celles qui proposent des forfaits d’heures, plus intéressants car souvent dégressifs.

N’oubliez pas : même à ces tarifs-là, cela vous reviendra beaucoup moins cher qu’une embauche, y compris à temps partiel.

Professionnalisme et valeurs

Le secrétariat, que l’on soit prestataire ou pas, est un métier de service et de ce fait, nous accompagnons, conseillons, produisons un travail de qualité dans les temps pour que les clients se sentent soutenus, épaulés et guidés.

Un haut degré d’exigence n’est pas incompatible avec l’exercice en indépendant, bien au contraire. C’est souvent pour essayer d’atteindre la perfection en toute liberté que le choix de l’indépendance s’est fait.

Porter sa mission personnelle de chef d’entreprise, sa vision du travail, et de vraies valeurs auprès des clients, c’est un challenge passionnant. Des valeurs simples parfois, mais qui tendent à disparaitre : qualité de la communication écrite et parlée, honnêteté, sincérité, écoute attentive, enthousiasme…

Sous-traitance de qualité

Une secrétaire indépendante professionnelle traitera tout au plus haut niveau de ses compétences pour ses clients.

Il faut savoir que la concurrence dans ce milieu est rendue difficile par la présence de sociétés de prestations de services qui sous-traitent cette activité. Elles jouent donc le rôle d’intermédiaire entre les clients et les prestataires.

Le jeu peut en valoir la chandelle pour le client mais ces sociétés font écran entre les professionnelles et les prospects. Comme pour les grandes surfaces qui engrangent des marges énormes face aux petits producteurs, pourquoi ne pas aller directement à la source, la secrétaire indépendante qui peine à trouver des clients ?

Le même problème se pose avec des prestataires délocalisés à l’étranger, aux tarifs honteusement bas. Dans quelques domaines, il arrive que certaines entreprises fassent appel à des standards téléphoniques délocalisés, ou demandent des travaux de dactylographie, par exemple, mais sans aucune garantie de qualité (français écrit et parlé, utilisation de l’informatique, connaissance des logiciels, etc…).

Réfléchissez donc à deux fois avant de choisir « le moins cher » : les secrétaires indépendantes sont des chefs d’entreprise, et dans ce cadre-là, elles savent exactement ce que les clients attendent. Elles ont les clés pour vous apporter la sérénité et retrouver le chemin du développement de votre société.